Themenschwerpunkt Februar 2023:
Gebäudereinigung: Sparen auf Kosten von Qualität ist der falsche Weg!
War es während der Corona Pandemie in Bezug auf das in den letzten Jahren oft diskutierte Thema der Schulreinigung sehr still geworden, nimmt das Thema nun an vielen Orten wieder Fahrt auf.
Dies liegt unter anderem daran, dass die Sensibilisierung gerade im Bezug zur Hygiene nochmals deutlich zugenommen hat. Zum anderen stellen sich diese Fragen auch beim Thema Neubau, Umbau oder Sanierung im Allgemeinen. Leider kommt nicht bei jedem Neu- oder Umbau auch etwas Gutes in Bezug auf die spätere Reinigung des Objektes heraus. Gerade beim Thema der Unterhaltsreinigung von Schulen gibt es zum Teil massive Differenzen zwischen der Auftraggeberseite und den Auftragnehmern. Diese beziehen sich meist auf die Ausführung in den städtischen Objekten. Wenn hier nicht von Beginn an, meistens mit Beginn der Planungen, auf den Werterhalt durch Pflege geachtet wird, gibt es hier von Anfang an manch böse Überraschung!
Es stellt sich die Frage, woran könnte das liegen? Reinigt der ausgesuchte Dienstleister nicht richtig? Sind die von ihm eingesetzten Mitarbeiter fachlich nicht ausreichend qualifiziert? In den meisten Fällen können diese Fragen mit einem klaren NEIN beantwortet werden.
Oft sind die vom Auftraggeber gewünschten Qualitätsansprüche mit den abgeschlossenen Verträgen nicht erreichbar. Die für die Reinigung vorgesehenen knappen Mittel der Firmen und Kommunen zwingen mitunter zu Sparpaketen, die auf Dauer eigentlich beiden Seiten schaden. Auch falsch formulierte oder gar fehlende Leistungsverzeichnisse können der Grund für Missverständnisse sein. Auch könnten die Personen, die mit dem Dienstleister verhandeln, nicht über ausreichende Kenntnisse in der Gebäudereinigung verfügen und die, die vor Ort reinigt, oft ebenfalls keine gelernte Fachkraft sein.
Personen, welche die Arbeitsleistungen des Dienstleisters abnehmen, erkennen es nicht ohne weiteres, ob Mängel in der Ausführung vorliegen und fordern dann eben auch keine Nachbesserung. Daher können neben zu knapp bemessenen Zeiten auch die für die Erfordernisse falsche Methoden oder falsche Mittel zum Einsatz kommen. Oft sind die Verträge auch schon viele Jahre alt, die Bodenbeläge oder das Mobiliar wurden hingegen eventuell erneuert und bestehen aus völlig anders zu reinigenden Materialien. Meist kommt es dann aber nicht zu einer Vertragsanpassung. Auch neue EU- oder nationale Vorschriften, hinsichtlich Hygiene und Gefahrstoffen, sind bei Bedarf mit einzuarbeiten, wie auch die chemische Tauglichkeit und Umweltgefährdung neuer Reinigungsmittel für die unterschiedlich zu reinigenden Materialien. Ein anderer als der bisher verwendete Bodenbelag ist z. B. mit einem „altbewährten“ Mittel auch schon mal schnell ruiniert, obwohl das Ziel „Sauberkeit“ erreicht wurde. Langfristig gesehen ist dies ein teures und unnötiges Ärgernis.
Weitere, sehr häufige Gründe für Reklamationen, sind die so genannten Nachbesserungsarbeiten. Diese kommen immer dann zum Tragen, wenn eine durch ein Leistungsverzeichnis definierte Tätigkeit zum bestimmten Zeitpunkt nicht oder nicht mangelfrei erbracht wurde. Im eigentlichen Sinn kann der Dienstleister, der eine Leistung nicht erbracht hat, in der Regel diese innerhalb kürzester Zeit nachholen. Bei WC-Anlagen z. B. ist dies aufgrund des täglichen Reinigungsintervalls oftmals nicht möglich, da die „vergessene“ Reinigung am Folgetag ohnehin wieder zu erbringen ist. Dienstleistungen hingegen, die nur 1–2-mal pro Woche oder weniger häufig gereinigt werden, können ohne weiteres „nachgebessert“ werden. Eine genaue Differenzierung über die Nachbesserungen sollte ebenso im Vertrag mit eingebunden werden. Leistungsverzeichnisse, die schon bei Vergabe von Aufträgen bekannt und von beiden Vertragspartnern abgesegnet sind, müssen oftmals weit weniger nachgebessert werden als unklar definierte.
Leistungsverzeichnisse an sich sind wichtige Hilfsmittel sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Hier werden die für die einzelnen Räume/Flächen zu erbringenden Leistungen mit den Reinigungsintervallen festgeschrieben. Empfehlenswert sind die „ergebnisorientierten Leistungsverzeichnisse“, da hier nicht die Art der Tätigkeit im Vordergrund steht, sondern vielmehr der Reinigungszustand eines Gebäudes bzw. eines Raumes. Die Reinigung orientiert sich an der Verschmutzungsart bzw. dem Verschmutzungsgrad zu einem bestimmten Zeitpunkt. Merkmale der Wertschöpfung durch „ergebnisorientierte Leistungsverzeichnisse“ sind eine Verbesserung der Qualität durch ein gekoppeltes Qualitätssicherungssystem und die Reduzierung der Kosten durch Optimierung des Reinigungssystems.
Bei öffentlichen Ausschreibungen gibt es oftmals noch mehr Fallstricke zu beachten. Fragestellungen wie der aktuelle technische Standard, mögliche Substitutionen für als Gefahrstoff deklarierte Reinigungsmittel oder einfach nur die klare Definition von logischen Abläufen in der Unterhalts- und Grundreinigung an sich. Eine Vergabe an das „wirtschaftlichste Angebot“ heißt nicht unbedingt das, dass Angebot mit dem niedrigsten Preis gewählt wurde, sondern das wirtschaftlich günstigste unter Hinzurechnung der Aspekte Qualität, Folgekosten, gesamtwirtschaftliche Betrachtung von Preis und Leistung, Maßstab ist.
Hier können sich unsere Kunden auf die Expertise von mehr als 20 Jahre verlassen! Wir bewerten bestehende Verträge, begleiten Ausschreibungen und gestalten alle möglichen Arbeitsabläufe, um eine ideale Grundlage für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit von Auftraggeber und künftigen Dienstleister zu gewähren. Dies ist eine Investition, die sich für beide Seiten lohnt.
Ökologisch, nachhaltig und wertschöpfend!
